Qui contrôle ?
Un ou plusieurs inspecteurs, placés sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement, réalisent le contrôle. Ils peuvent être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou toute autre personne placée sous leur responsabilité.
Les inspecteurs sont agréés par le directeur de l’Acoss et liés par le secret professionnel. Cet agrément est valable sur l'ensemble du territoire français et couvre l'ensemble de leur carrière. Ils prêtent serment devant le tribunal d’instance de ne rien révéler des secrets de fabrication comme des résultats d’exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l’exercice de leur mission. Ils sont titulaires d’une carte professionnelle, preuve de leur qualité, carte dont vous pouvez obtenir la présentation.
Dans le cadre de la convention générale de réciprocité, les inspecteurs peuvent être amenés à conduire le contrôle d’entreprises ayant plusieurs établissements relevant de plusieurs organismes de recouvrement.
Les inspecteurs sont également chargés d’une mission d’information et de prévention quant aux difficultés que vous pouvez rencontrer dans l’application de la réglementation relative aux cotisations et contributions sociales.
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
Un contrôle peut intervenir à tout moment dans la vie de l’entreprise. Cependant, l’Urssaf ou la Cgss est tenue de vous adresser un avis de contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur. L’envoi de cet avis ne s’applique pas aux opérations de lutte contre le travail dissimulé. Cet avis de contrôle vous informe de la date et de l’heure de la première visite de la vérification, de l’identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle, de la liste des documents et supports à préparer.
Il mentionne expressément que vous pouvez vous faire assister par un conseil de votre choix et que la présente charte vous sera remise dès le début du contrôle. Il comporte également l’adresse électronique à laquelle vous pouvez consulter et télécharger ce document.
D’autres documents nécessaires au contrôle pourront ultérieurement vous être demandés. En cas d’empêchement, vous pouvez contacter l’inspecteur pour convenir d’un autre rendez-vous. Vous êtes tenu de recevoir les inspecteurs du recouvrement, les oppositions ou obstacles à ces visites sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement.
Dès que vous recevez l'avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre Urssaf (ou Cgss) dans le cadre de la procédure de rescrit social*.
Qui est présent lors du contrôle ?
Le contrôle est une occasion d’échanges et de dialogue, c’est pourquoi votre présence est importante et souhaitée au moins en début et en fin de contrôle.
Vous avez la possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix qui vous aidera lors du contrôle ou vous représentera auprès de l’inspecteur, si vous le mandatez à cet effet.
Où se déroule le contrôle ?
Le contrôle se déroule dans les locaux de votre entreprise ou sur les lieux de votre activité professionnelle. Les documents et supports nécessaires au contrôle sont examinés sur place. En accord avec l’inspecteur, vous pouvez également convenir que la vérification se déroule chez votre expert-comptable.
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Le contrôle permet de vérifier les modalités d’application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage ainsi que l’exactitude des déclarations.
Pour le régime de Sécurité sociale :
Il peut porter sur les cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles et de la période en cours qui précèdent le début du contrôle.
Par exemple, en 2010, l’inspecteur peut vérifier les cotisations et contributions exigibles en 2007, 2008, 2009 et, le cas échéant, celles exigibles en 2010 au titre de la période précédant l’envoi de l’avis de contrôle.
Cette règle n’interdit pas à l’inspecteur de vous demander la production de tout document sur une période antérieure à celle contrôlée, dès lors qu’il est nécessaire à l’examen d’une situation sur la période non prescrite.
Ainsi, notamment, pour le calcul des cotisations et contributions des travailleurs indépendants exigibles sur la période de 2007 à 2009, il est nécessaire de prendre en compte les revenus de 2005 et 2006 : des justificatifs portant sur cette période pourront être demandés pour la vérification de la régularisation des cotisations provisionnelles.
Pour le régime d’assurance chômage :
Le contrôle peut porter sur les contributions et les cotisations dues aux régimes d’assurance chômage et de garantie des salaires dans les trois ans précédant le début du contrôle.
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle repose, avant tout, sur un dialogue permanent entre vous ou votre représentant et l’inspecteur. Ces échanges concourent à la prise en compte de l’ensemble des informations nécessaires à la vérification.
Vous devez présenter à l’inspecteur tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle.
Ces documents sont :
- sociaux : bordereaux de cotisations, avis de versement à l’assurance chômage, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaires, dossiers du personnel, contrats de travail…
- comptables : bilans, grands livres comptables…
- fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition…
- juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes…
- divers : justificatifs de frais (notes de restaurant, carte grise des véhicules…).
Cette liste n’est pas exhaustive, l’inspecteur adaptant les modalités de sa vérification et ses demandes à l’organisation et au système d’information de votre entreprise. Il peut donc être amené à vous demander tout document et support d’information supplémentaires. L’inspecteur peut également interroger les personnes rémunérées notamment pour connaître leur nom et adresse ainsi que la nature des activités exercées, le montant des rémunérations et des avantages en nature accordés en contrepartie de ces activités.
Les investigations en milieu dématérialisé
Dans l’hypothèse où vos systèmes de paie et votre comptabilité sont informatisés, le contrôle porte sur l’ensemble des informations, données et traitements qui servent de base directement ou indirectement à l’établissement des déclarations sociales obligatoires et des états sociaux, ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements. L’inspecteur peut, si vous l’acceptez, effectuer lui-même la vérification sur l’équipement logiciel et matériel que vous utilisez. Si vous refusez que le contrôle soit effectué sur votre équipement, vous devez l’indiquer par écrit et mettre à sa disposition les copies des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle sur un support informatique répondant à des normes préalablement acceptées par écrit par l’inspecteur. Ces copies doivent vous être rendues avant l’envoi de la mise en demeure.
Vous pouvez demander à effectuer vous-même ou à faire effectuer par votre prestataire de service tout ou partie des traitements nécessaires au contrôle. Dans ce cas, l’inspecteur vous précise par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer.
Les méthodes d'échantillonnage et extrapolation
Afin de réduire la durée du contrôle dans votre entreprise et d’alléger les contraintes liées à la fourniture de très nombreuses pièces justificatives, l’inspecteur peut vous proposer d’utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation.
Si l’inspecteur envisage d'utiliser ces méthodes, il doit vous remettre au moins quinze jours avant leur mise en œuvre un document formalisant cette démarche ainsi que la copie de l’arrêté les définissant.
Dans les quinze jours qui suivent la réception de ces documents, vous avez la possibilité de vous opposer à l’utilisation de ces méthodes. En ce cas, votre refus doit être écrit et, dès lors, l'inspecteur vous demandera de mettre à sa disposition l'ensemble des pièces nécessaires à sa vérification, selon des critères et en un lieu qu'il aura lui-même définis.
Vous disposez alors d'un délai de quinze jours pour faire valoir vos observations, puis d'un délai ne pouvant excéder soixante jours pour lui fournir l'ensemble des pièces demandées.
Si vous ne répondez pas à ces obligations, votre opposition à l'utilisation des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation ne pourra être prise en compte.
Dans le cadre du débat oral et contradictoire qui accompagne la mise en œuvre de ces techniques en vue d’une régularisation, vous êtes associé aux différentes phases de la procédure notamment pour la détermination de la population constituant la base de sondage, le tirage des échantillons et les modalités d’extrapolation envisagées. Vous pouvez à tout moment présenter vos observations à l’inspecteur. Vos désaccords exprimés par écrit feront l’objet d’une réponse écrite de l’inspecteur.
La présence ou l'absence d'anomalie relevée sur l'échantillon vérifié vaut pour l'ensemble de l'effectif d'où est tiré l'échantillon.
A tout moment dans le déroulement des opérations de contrôle, vous pouvez obtenir de l’inspecteur des explications sur les éventuelles anomalies relevées et faire valoir votre point de vue.
Dans le cadre particulier d’un chiffrage déterminé au moyen des techniques d’échantillonnage et d’extrapolation, vous pouvez procéder vous-même au calcul des régularisations. Vous devez alors informer par lettre recommandée avec accusé de réception l’organisme de recouvrement de votre décision.
Les régularisations doivent s'appliquer à l'ensemble des individus constituant la population dont est issu l'échantillon examiné. Vous disposez alors d’un délai de 30 jours à réception de votre courrier par l’organisme de recouvrement pour produire vos calculs ainsi que les éléments permettant de justifier de leur réalité et de leur exactitude. Cette proposition de régularisation, établie par vos soins, est également susceptible d'être contrôlée par l'inspecteur du recouvrement.
Taxation forfaitaire
En cas de comptabilité incomplète, inexistante ou frauduleuse ne permettant pas à l’inspecteur d’établir le chiffre exact des bases de calcul des cotisations et contributions sociales dues, il procède à la fixation forfaitaire de ces montants. Il en est de même dès lors que les documents justificatifs nécessaires à la réalisation du contrôle ne sont pas mis à la disposition de l’inspecteur ou que leur présentation n’en permet pas l’exploitation par celui-ci.
L’assiette des cotisations est alors établie par tout moyen de preuve dont peut disposer l’inspecteur pour approcher la réalité des sommes qui auraient dû être déclarées. Il s’agit d’une procédure qui vous oblige à apporter les éléments de preuve contraires aux constats de l’inspecteur.
A défaut, l’assiette fixée par l’inspecteur sera retenue pour le calcul définitif des cotisations dues. |
