Si les priorités de l’Urssaf sont les grandes entreprises, les contrôles ont néanmoins augmenté de 63% dans les petites entreprises de moins de 5 salariés grâce au contrôle sur pièces. Avec ce système, le contrôleur ne se déplace plus dans l’entreprise mais celle-ci adresse les documents à l’Urssaf.
La procédure de contrôle sur pièces
La procédure de contrôle sur pièces peut être engagée à l’égard des employeurs et travailleurs indépendants occupant 9 salariés au plus au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle. Elle se déroule sous les mêmes garanties qu’un contrôle sur place.
Qui contrôle ?
Un inspecteur ou un contrôleur du recouvrement, placé sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement, réalise le contrôle. Comme les inspecteurs du recouvrement, les contrôleurs du recouvrement sont agréés par le directeur de l’Acoss et liés par le secret professionnel. Ils prêtent serment devant le tribunal d’instance de ne rien révéler des secrets de fabrication comme des résultats d’exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l’exercice de leur mission. Les contrôleurs sont également chargés d’une mission d’information et de prévention quant aux difficultés que vous pouvez rencontrer dans l’application de la réglementation relative aux cotisations et contributions sociales.
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
L’Urssaf ou la Cgss vous adresse un avis de contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception. Cet avis vous invite à transmettre à l’agent chargé du contrôle les documents nécessaires et en précise la date limite de dépôt. Il indique en outre l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable. Sur votre demande, ce document peut également vous être adressé. Dès que vous recevez l'avis de contrôle, vous ne pouvez plus interroger votre Urssaf (ou Cgss) dans le cadre de la procédure de rescrit social*.
Cet avis de contrôle mentionne la liste des documents et informations nécessaires à l’exercice du contrôle, la date limite de leur transmission à l’organisme et précise la date de début de vérification. Ces documents pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée. Il vous est demandé d’envoyer des copies des pièces originales.
Où se déroule le contrôle ?
L’opération de vérification s’effectue dans les locaux de l’Urssaf ou de la Cgss.
Sur quelles périodes porte le contrôle ?
Le contrôle permet de vérifier les modalités d’application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage ainsi que l’exactitude des déclarations.
Pour le régime de Sécurité sociale :
Il peut porter sur l’assiette des cotisations et contributions exigibles dans la limite des trois années civiles et de la période en cours qui précèdent le début du contrôle. Par exemple, en 2009, l’inspecteur peut vérifier les cotisations et contributions exigibles en 2006, 2007, 2008 et, le cas échéant, celles exigibles en 2009 au titre de la période précédant l’envoi de l’avis de contrôle. Cette règle n’interdit pas de vous demander la production de tout document sur une période antérieure à celle contrôlée, dès lors qu’il est nécessaire à l’examen d’une situation sur la période non prescrite. Ainsi, notamment, pour le calcul des cotisations et contributions des travailleurs indépendants exigibles sur la période de 2006 à 2008, il est nécessaire de prendre en compte les revenus de 2004 et 2005 : des justificatifs portant sur cette période pourront être demandés pour la vérification de la régularisation des cotisations provisionnelles.
Pour le régime d’assurance chômage :
Le contrôle peut porter sur les contributions et cotisations dues aux régimes d’assurance chômage et de garantie des salaires dans les trois ans précédant le début du contrôle.
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle s’effectue sur la base des documents transmis. Toutefois des documents complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent être demandés à l’employeur par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques. Vous devez transmettre les copies de tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle.
Ces documents sont :
- sociaux : bulletins de salaires, contrats de travail…
- comptables : comptes de résultats, balances…
- fiscaux : liasses fiscales, avis d’imposition…
- juridiques : statuts des sociétés, jugements de conseils de prud’hommes…
Cette liste n’est pas exhaustive, le contrôleur adaptant les modalités de sa vérification et ses demandes à l’organisation et au système d’information de votre entreprise. Il peut donc être amené à vous demander tout document et support d’information supplémentaires. En cas d’absence de transmission des éléments demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, le contrôle sur pièces est clôturé par l’envoi d’une lettre en recommandé avec AR qui informe le cotisant qu’un contrôle sur place sera engagé. |
